Maria Antonina Da Rocha Ferreira

Secretária Administrativa da Pró-Reitoria de Administração

Funcionalidades distintas para o cargo

Função gratificada

• Organização da compra de passagens, reserva de hospedagens e aluguel de carros, evitando problemas em viagens corporativas da equipe.
• Assessoria aos executivos no agendamento de reuniões e compromissos, com atenção aos detalhes envolvidos.
• Agendamento de reuniões com os profissionais envolvidos, organizando os horários para que não houvesse conflitos de compromissos.
• Elaboração de atas detalhadas, providenciando o registro dos assuntos tratados em reunião.
• Participação em reuniões, auxiliando no registro de atas e informações importantes.
• Realização de cópias de documentos e correspondências, garantindo o acesso a informações em casos de extravios.
• Solicitação de materiais de expediente, buscando garantir o bom andamento das atividades diárias.
• Auxílio em tarefas diversas para manutenção e organização da secretaria, visando o bem-estar dos profissionais e clientes.
• Controle dos documentos e correspondências recebidos, separando-os por assunto e encaminhando-os aos respectivos setores conforme os procedimentos internos.
• Organização da agenda do escritório, marcando reuniões e compromissos, garantindo que todos tivessem acesso às informações.
• Organização de arquivos físicos e registros, digitalizando-os para fácil acesso pelos membros da equipe.
• Atendimento on-line, por telefone e presencial aos clientes, esclarecendo dúvidas e fornecendo informações detalhadas.
• Recebimento de ligações telefônicas, e-mails e correspondências, encaminhando-os aos setores corretos.
• Organização de documentos, armazenando adequadamente arquivos importantes para fácil acesso e consulta posterior.
• Atendimento de clientes por telefone, e-mail ou pessoalmente, fornecendo informações e encaminhando-os aos setores corretos.
• Atendimento telefônico interno e externo, filtrando os assuntos, anotando recados e encaminhando aos devidos setores.
• Recepção de clientes e visitantes, mantendo o bom andamento da agenda diária para garantir a satisfação de todos.
• Responsável pela organização do ambiente de trabalho, redigindo e arquivando documentos e preparando relatórios, auxiliando todas as áreas de forma eficiente.
• Participação em reuniões de equipe, discutindo estratégias e propostas que visavam melhorar a eficiência do trabalho.
• Gerenciamento de correspondências e e-mails, assegurando que fossem respondidos rapidamente e direcionados aos departamentos corretos.
• Suporte na elaboração de relatórios e apresentações, colaborando para a comunicação eficaz de informações relevantes à equipe.
• Organização de agendas e compromissos, assegurando que os horários fossem respeitados e otimizados para a equipe.
• Controle de documentos administrativos, garantindo que estivessem arquivados corretamente e facilmente acessíveis quando necessário.