Visão geral
Histórico profissional
Formação acadêmica
Habilidades e competências
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Idiomas
Cursos Complementares
Linha do tempo
AdministrativeAssistant
Mariana Aparecida da Silva Souto

Mariana Aparecida da Silva Souto

São Paulo,SP

Visão geral

12
12
years of professional experience
2023
2023
years of post-secondary education

Histórico profissional

Coordenadora Administrativa

Endemol Shine Produções
06.2023 - 02.2025
  • Gestão dos serviços e atividades do Departamento Administrativo e de Facilities
  • Coordenação da equipe de apoio e prestadores de serviço, compras, pagamentos, administração dos contratos, prospecção de fornecedores, elaboração de relatórios gerenciais e de controle, treinamento e desenvolvimento da equipe;
  • Desenvolvimento de manuais dos processos organizacionais do Departamento Adm
  • E de RH, mapeamento dos métodos de trabalho, validação, formalização e monitoramento para melhoria contínua visando a otimização dos recursos e produtividade;
  • Gerenciamento do processo de reembolso de despesas dos colaboradores PJ, instruir os novos colaboradores, receber, conferir, preparar os documentos de despesas e enviar para a Contabilidade através do sistema NAV, controlar prazos, envios, atualizações de valores e benefícios;
  • Coordenção do sistema de Segurança, Medicina e Saúde no trabalho, em conjunto com consultoria especializada, garantindo a realização de todas as obrigações legais estabelecidas no PGR e PCMSO, para cumprimento das normas regulamentadoras, através de relatórios, cronogramas, treinamentos, controle e renovação de documentos, prevenção de acidentes, manutenções, etc;
  • Suporte à Head de ESG para adequação e implantação de boas práticas de sustentabilidade;
  • Prestação de contas do cartão corporativo para
  • Financeiro;
  • Gestão das contas nas plataformas do Uber Corporativo, Vá de Táxi e Loggi;
  • Elaboração e controle de Budget anual do Adm/facilities;
  • Controle dos ativos do escritório e dos ativos disponibilizados aos colaboradores em regime de home office;
  • Suporte ao RH na realização de ações, eventos, campanhas e comunicados internos

Supervisora Administrativa

Endemol Shine Produções
04.2022 - 05.2023
  • Supervisão e gestão dos serviços e atividades administrativas, de infraestrutura e apoio da empresa, tais como: manutenção predial, recepção, limpeza, copa, telefonia, jardinagem, portaria, e vigilância;
  • Orçamentos de compras e seviços de Facilities e RH, cadastro de fornecedores, negociação de valores, prazos de entrega e formas de pagamento;
  • Planejamento e elaboração das atividades da equipe e prestadores de serviço, monitorando
  • Andamento e qualidade dos processos, auditando e aplicando feedbacks e treinamentos contantes para melhoria dos procedimentos;
  • Desenvolvimento e implantação de processos e fluxos de trabalho administrativos e do RH;
  • Contas a pagar de Facilities e RH, controles, negociações e lançamentos do pagamento em sistema do financeiro (NAV);
  • Supervisão e suporte ao RH em eventos, capanhas e ações internas;
  • Elaboração de comunicados do Administrativo e RH

Coordenadora Administrativa

MagLog Transporte e Logística
08.2020 - 03.2022
  • Coordenação das rotinas e equipe administrativa, realizando controle, análise e planejamento do fluxo de atividades e procedimentos da área;
  • Mapeamento e implantação de políticas e processos, desenvolvendo materiais de apoio a Clientes e colaboradores, fluxogramas, manuais e treinamentos;
  • Planejamento estratégico e gestão dos recursos organizacionais;
  • Gestão de compras e fornecedores;
  • Faturamento, fluxo de caixa e cobrança de inadimplentes;
  • Gestão de ativos e facilities (infra, manutenção, limpeza, TI);
  • Acompanhamento dos indicadores - KPI's, para tomada de decisões, elaboração de relatórios gerenciais;
  • Sistema de Gestão da Qualidade (Boas Práticas, POP's, Normas Anvisa, Regulatório, Treinamentos e Capacitação de colaboradores, Qualificações);
  • Implantação de novos clientes e projetos;
  • Atuação como key user, parametrizações de sistema;
  • Desenvolvimento e implantação de ações de Recuros Humanos, integrações, treinamento e desenvolvimento, R&S, plano de carreira, comunicação interna, etc

Assistente Administrativa

MagLog Transporte e Logística
10.2017 - 07.2020
  • Elaboração de KPI's, acompanhamento da performance de Clientes através de indicadores e ocorrências; consolidando informações para tomada de decisões estratégicas;
  • Gestão da qualidade, assegurar
  • Cumprimento das normas da Anvisa mediante qualificação de Clientes e Fornecedores, gestão de manutenções prediais e serviços, atualização, análise e preenchimento de documentos e registros, treinamentos, auditoria interna identificando e realizando follow up das não conformidades junto as áreas envolvidas, gerir e validar procedimentos operacionais padrão (POP's);
  • Gestão de inventários, cadastros diversos no sistema WMS, emissão de notas fiscais, entrada de notas fiscais em sistema e ajustes de estoque;
  • Elaboração de relatórios gerenciais, planilhas, protocolos e apresentações
  • Preparação de documentos para Contabilidade, conferência de faturas, gestão de arquivos, controle e revisão de documentos, compras de materiais de escritório e insumos
  • Suporte administrativo ao Financeiro, RH e diretoria da empresa
  • Sistema utilizado: WMS

Auxiliar Administrativa Financeiro/Comercial

Br Malls - Mooca Plaza Shopping
10.2015 - 06.2016
  • Contas a pagar (P.O), auxílio no controle e planejamento orçamentário, classificação contábil, controle de reembolsos, caixinha, fechamento de fatura de serviços
  • Compras, cotações, cadastro de fornecedores e controle de estoque de itens de uso e consumo;
  • Elaboração de contratos de mídia e relatórios gerenciais, atualização de planilhas, Mapa de Receitas e Despesas, gestão de arquivos, atualização e controle de documentos de lojistas, sócios e contratos
  • Abertura e acompanhamento de chamados de cunho jurídico, mantendo contato com os escritórios advocatícios terceirizados, e representando a empresa como preposto em audiências judiciais;
  • Reserva de hotéis e passagens aéreas, supervisão de serviços externos de correio, cartório e fórum
  • Organização de eventos internos de pequeno porte (reuniões, coffe breaks e confraternizações)
  • Sistemas utilizados: Oracle, Riotravel, Intranet e CRM

Supervisora de Atendimento

Br Malls - Mooca Plaza Shopping
02.2015 - 08.2015
  • Supervisão da equipe de Atendimento ao Cliente do Shopping (SAC, espaço família e recepção), processo de recrutamento e seleção, filtragem de currículos, entrevistas contratação, escala, treinamentos, divisão e gerenciamento de tarefas, acesso a sistemas, monitorando a qualidade do atendimento e serviços, produtividade da equipe e feedbacks;
  • Contas a pagar (P.O) e classificação contábil do FPP, suporte ao Departamento de Marketing na realização de eventos, campanhas, pesquisas NPS e ações de marketing
  • Elaboração de relatórios gerenciais, planilhas, circular, indicadores, atualização de site, cadastro de fornecedores, compras, cotações, controle de estoque e conservação de ambientes e equipamentos;
  • Relacionamento, fidelização e gestão de conflitos entre clientes e lojistas, processos de ressarcimento, ocorrências (registro/acompanhamento/encerramento), Reclame Aqui, realizando interface com todos os departamentos para garantir a solução e excelência no atendimento
  • Sistemas utilizados: Intranet, Oracle, CRM-Wise it e Reclame Aqui

Atendente de SAC

BrMalls - Mooca Plaza Shopping
03.2013 - 02.2015
  • Atendimento ao Cliente e Lojista presencialmente, via e-mail e telefone com a finalidade de sanar dúvidas, registrar e responder reclamações/ocorrências, cadastro de clientes e lojistas em sistema CRM, lançamento de informações em banco de dados, empréstimos de carrinho de bebê e cadeiras de rodas
  • Atualizações de planilhas, controle dos achados e perdidos, realização de pesquisas, atendimento telefônico via PABX, contato com a Central de Segurança e Estacionamento para resolver problemas reportados pelos Clientes

Formação acadêmica

MBA - Gestão da Qualidade e Produtividade

Unip

Ensino Superior - Processos Gerenciais

Unip

Técnico - Administração

Senac

Habilidades e competências

  • Pacote Office Intermediário
  • WMS
  • TMS
  • CRM
  • Reclame aqui
  • Rio travel
  • Oracle
  • Right Now
  • NAV
  • Intranet
  • Organização para lidar com rotinas administrativas
  • Liderança para supervisionar e orientar equipes
  • Disciplina ao seguir diretrizes administrativas
  • Proatividade na identificação e solução de problemas
  • Comprometimento com prazos e metas

Idiomas

Inglês

Cursos Complementares


  • Excel avançado, Fundação Bradesco
  • Competências Profissionais, Emocionais e Tecnológicas, PUC
  • Liderança - Desenvolvendo times de alta performance, SEBRAE
  • Ética Empresarial e Sustentabilidade, Fundação Getúlio Vargas

Linha do tempo

Coordenadora Administrativa

Endemol Shine Produções
06.2023 - 02.2025

Supervisora Administrativa

Endemol Shine Produções
04.2022 - 05.2023

Coordenadora Administrativa

MagLog Transporte e Logística
08.2020 - 03.2022

Assistente Administrativa

MagLog Transporte e Logística
10.2017 - 07.2020

Auxiliar Administrativa Financeiro/Comercial

Br Malls - Mooca Plaza Shopping
10.2015 - 06.2016

Supervisora de Atendimento

Br Malls - Mooca Plaza Shopping
02.2015 - 08.2015

Atendente de SAC

BrMalls - Mooca Plaza Shopping
03.2013 - 02.2015

Ensino Superior - Processos Gerenciais

Unip

Técnico - Administração

Senac

MBA - Gestão da Qualidade e Produtividade

Unip

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