Visão geral
Histórico profissional
Formação acadêmica
Habilidades e competências
Linha do tempo
Receptionist
Vivian Oliveira

Vivian Oliveira

Gestão em Saúde
São José dos Campos,SP

Visão geral

18
18
years of professional experience
6
6
anos de educação superior

Histórico profissional

Assistente de Atendimento

Hospital viValle – Rede D’or
São José dos Campos, SP
05.2023 - Atual
  • Gestão de fluxo e experiência do paciente, qualidade percebida com foco na humanização, comunicação clara e objetiva gerando um atendimento humanizado, análise de dados estratégicos.
  • Acompanhamento do tempo de atendimento médico e enfermagem, com foco em melhorias contínuas.
  • Atuação na Gestão da CIPA no cargo de Secretária.
  • Participação em reuniões com a equipe, discutindo novos processos para melhorar a eficiência e a qualidade do serviço.
  • Gerenciamento de reclamações e resolução de conflitos, buscando soluções satisfatórias para ambas as partes.
  • Abertura de chamados de atendimento, analisando as solicitações para encontrar soluções satisfatórias às demandas dos clientes.
  • Acompanhamento de indicadores de desempenho do atendimento, buscando a melhoria contínua e o alcance de metas estabelecidas.
  • Elaboração de relatórios de atendimento, registrando informações relevantes para a melhoria contínua do trabalho.
  • Implementação de ações de melhoria no atendimento ao cliente, considerando os indicadores de satisfação para o alcance da excelência nos serviços.
  • Identificação das necessidades do cliente para um atendimento adequado e resolutivo, conforme os procedimentos estabelecidos pela empresa.
  • Atendimento presencial aos clientes, demonstrando simpatia e interesse para a criação de um ambiente acolhedor.
  • Treinamento de novos colaboradores em técnicas de atendimento ao cliente, garantindo a qualidade e padronização do atendimento.
  • Registro dos atendimentos realizados, encaminhando os documentos aos setores responsáveis para o devido processamento.
  • Controle de prazos de entrega e acompanhamento de processos logísticos, visando a entrega pontual dos produtos aos clientes.
  • Conferência de documentos e informações dos clientes, assegurando a segurança e privacidade das informações.

Coordenadora de Atendimento

COE - Centro de Oncologia e Doenças Autoimunes
São José dos Campos
03.2021 - 10.2022
  • Coordenação de 03 unidades e 02 clínicas parceiras, elaborar e apresentar indicadores estratégicos da área para Diretoria, reuniões estratégicas da liderança, promover e acompanhar ações que visem excelência no atendimento, apoio ao RH com vagas pertinentes à área (R&S, T&D, descrição de cargos, avaliação de desempenho), liderança de equipe, programação de férias, banco de horas, gestão das agendas médicas (bloqueio, cancelamento), tratativas de insatisfação dos clientes (pesquisa de satisfação e SAC/ouvidoria)
  • Supervisão de equipes, garantindo o cumprimento das atividades de acordo com os padrões estabelecidos.
  • Treinamento e capacitação da equipe, garantindo a atualização de conhecimentos e habilidades.
  • Geração de relatórios gerenciais, consolidando informações e apresentando resultados.
  • Participação na definição de estratégias, contribuindo com ideias e sugestões para o crescimento do negócio.
  • Desenvolvimento e implementação de processos, visando otimizar as operações e reduzir custos.
  • Apoio na resolução de conflitos, buscando negociar acordos benéficos a ambas as partes.
  • Solução de problemas cotidianos, tomando decisões com segurança e autonomia a fim de obter bons resultados.
  • Participação em treinamentos na área a fim de atualizar os conhecimentos e impulsionar o desenvolvimento profissional.
  • Gestão da equipe de funcionários, atuando no recrutamento, treinamento e liderança diária.
  • Definição de planos, metas e cronogramas de atividades, a fim de concluir os projetos dentro do prazo.
  • Organização do trabalho diário, buscando otimizar o tempo e evitar imprevistos.
  • Planejamento e execução de atividades conforme os prazos estabelecidos, contribuindo para o bom andamento das operações.
  • Prestação de um atendimento humanizado ao cliente, garantindo a satisfação com o serviço.
  • Criação de planilhas e relatórios, facilitando o acompanhamento das atividades pela equipe.

Coordenadora de Atendimento

PLANI diagnósticos por imagem
São José dos Campos
03.2020 - 03.2021
  • Liderança de equipe, escalas, programação de férias, fechamento de caixa, bloqueio/exclusão de exames, cadastro de paciente, feedback de cliente, ouvidoria, acompanhamento/abertura de encaixes, bloqueios de agendas, envio de NF, cadastro de novos médicos, solicitação de material, processos seletivos junto ao RH
  • Supervisão de equipes, garantindo o cumprimento das atividades de acordo com os padrões estabelecidos.
  • Treinamento e capacitação da equipe, garantindo a atualização de conhecimentos e habilidades.
  • Solução de problemas cotidianos, tomando decisões com segurança e autonomia a fim de obter bons resultados.
  • Apoio na resolução de conflitos, buscando negociar acordos benéficos a ambas as partes.
  • Desenvolvimento e implementação de processos, visando otimizar as operações e reduzir custos.
  • Gestão da equipe de funcionários, atuando no recrutamento, treinamento e liderança diária.

Supervisora de Atendimento

Epimed Solutions
RJ
11.2014 - 03.2017
  • Atendimento ao cliente, liderança de equipe, planilhas de controle de atendimento, planilhas gerenciais, relatórios gerenciais, treinamento de sistema e afins, Suporte externo (projeto na Colômbia e Uruguai), feedback sobre insatisfação do cliente, atendimento telefônico e via email, supervisão de agenda de treinamentos, compras de passagens para atendimento pessoal ao cliente (Gerência)
  • Participação na definição de estratégias, contribuindo com ideias e sugestões para o crescimento do negócio.
  • Elaboração e controle de orçamento da área, buscando otimização de recursos e redução de custos.
  • Supervisão de equipes, garantindo o cumprimento das atividades de acordo com os padrões estabelecidos.
  • Treinamento e capacitação da equipe, garantindo a atualização de conhecimentos e habilidades.

Analista Administrativo

Amil Assistência Médica S.A
RJ
07.2011 - 06.2014
  • Análise de contratos PJ/PF, cadastro de guia de internação, autorização de cirurgias com ou sem OPME, interface com médicos e pacientes, processo de Liminar Judicial, resolução de reclamações da ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar), apoio à equipe médica, atendimento ao Cliente interno e externo
  • Avaliação das atividades do setor administrativo, elaborando e implementando medidas corretivas em conformidade com a complexidade dos problemas identificados.

Supervisora de Atendimento (Recepção)

Laboratório Richet Physiopatologia Humana
RJ
02.2008 - 06.2010
  • Atendimento a Clientes, nota fiscal manual e eletrônica, preenchimento de guia Tiss, cadastro de exames, supervisionar tarefas relacionadas à recepção, escala de férias, relatório quinzenal da diretoria, fechamento de caixa, treinamento e desenvolvimento da equipe sobre postura profissional e educação continuada
  • Fiz parte do Grupo de Monitores da Qualidade da empresa
  • RH: recrutamento e seleção de pessoal, entrevista admissional e de desligamento - individuais e/ou em grupo, treinamento de equipe (integração de novos funcionários, novas rotinas de trabalho)
  • Treinamento e capacitação da equipe, garantindo a atualização de conhecimentos e habilidades.
  • Participação na definição de estratégias, contribuindo com ideias e sugestões para o crescimento do negócio.
  • Supervisão de equipes, garantindo o cumprimento das atividades de acordo com os padrões estabelecidos.
  • Apoio à equipe na realização de tarefas diversas conforme a demanda, garantindo a agilidade e eficiência.
  • Apoio em tarefas administrativas, incluindo alimentação de planilhas, organização de documentos e controle de contas, otimizando a rotina da equipe.
  • Atendimento ao cliente, apresentando sugestões e esclarecendo dúvidas sobre os produtos e serviços oferecidos.

Recepcionista / Anfitriã de Executivos

DASA - Diagnósticos da América S.A (Laboratório Lâmina)
RJ
04.2005 - 04.2007
  • Atendimento ao Cliente, cadastro e orientação para análises clínicas e exames de diagnósticos por imagem (PD), atendimento telefônico, faturamento de guias (tabela AMB) e anfitriã de executivos e médicos (Projeto em parceria com
  • Hospital Pró- Cardíaco)
  • Atendimento e direcionamento de visitantes e colaboradores, facilitando a localização às dependências e o fluxo de pessoas no local.
  • Controle da agenda de compromissos, auxiliando no cumprimento das tarefas diárias da empresa.
  • Recepção dos clientes, respondendo perguntas gerais, verificando o objetivo da visita e encaminhando-os aos setores específicos.
  • Acompanhamento e controle da rotina da recepção, buscando soluções eficientes para situações imprevistas.
  • Realização de cadastros de clientes e visitantes, contribuindo para a eficiência dos atendimentos.
  • Organização do local de trabalho, assegurando um ambiente profissional e acolhedor para os clientes e visitantes.
  • Acolhimento e encaminhamento de clientes, visitantes e pacientes, prezando pelo conforto de todos.

Formação acadêmica

Pós Graduação - Planejamento e Gestão Estratégica - Gestão de Pessoas

UNINTER
São José dos Campos, SP
08.2024 -

Superior completo - Gestão de Recursos Humanos

Estácio de Sá
São José dos Campos, SP
03.2019 - 12.2021

Formação de Analista de RH - undefined

RH Fácil Brasil
01.2011 - 12.2011

Brigada de Incêndio - undefined

Redemptor
01.2012 - 12.2012

Prevenção e Combate a Incêndio e Pânico - undefined

Mafira
01.2006 - 12.2006

Habilidades e competências

  • Coordenação de equipes
  • Desenvolvimento individual e coletivo
  • Feedbacks
  • Avaliação de desempenho
  • Mapeamento de competências técnicas e comportamentais
  • Treinamento e desenvolvimento
  • Pesquisa de clima organizacional
  • Análise de indicadores
  • Pesquisa de satisfação
  • Liderança
  • Organização
  • Gerenciamento de conflitos
  • Foco no resultado
  • Satisfação do Cliente
  • Implantação de Sistema de Gestão de Saúde
  • Ferramentas de Gestão
  • Sistemas: Pleres, Tasy, MV, Orizon, Motion, Webris
  • Capacidade de trabalhar em equipe
  • Atendimento humanizado para o conforto dos clientes
  • Organização e proatividade na execução de tarefas
  • Capacidade de trabalhar sob pressão
  • Pensamento crítico para tomada de decisões
  • Comprometimento com a resolução de problemas
  • Conhecimento em técnicas de atendimento
  • Escuta ativa para entender as questões dos clientes
  • Eficiência para resolver problemas
  • Empatia para entender as necessidades dos clientes

Linha do tempo

Pós Graduação - Planejamento e Gestão Estratégica - Gestão de Pessoas

UNINTER
08.2024 -

Assistente de Atendimento

Hospital viValle – Rede D’or
05.2023 - Atual

Coordenadora de Atendimento

COE - Centro de Oncologia e Doenças Autoimunes
03.2021 - 10.2022

Coordenadora de Atendimento

PLANI diagnósticos por imagem
03.2020 - 03.2021

Superior completo - Gestão de Recursos Humanos

Estácio de Sá
03.2019 - 12.2021

Supervisora de Atendimento

Epimed Solutions
11.2014 - 03.2017

Brigada de Incêndio - undefined

Redemptor
01.2012 - 12.2012

Analista Administrativo

Amil Assistência Médica S.A
07.2011 - 06.2014

Formação de Analista de RH - undefined

RH Fácil Brasil
01.2011 - 12.2011

Supervisora de Atendimento (Recepção)

Laboratório Richet Physiopatologia Humana
02.2008 - 06.2010

Prevenção e Combate a Incêndio e Pânico - undefined

Mafira
01.2006 - 12.2006

Recepcionista / Anfitriã de Executivos

DASA - Diagnósticos da América S.A (Laboratório Lâmina)
04.2005 - 04.2007

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