Patrícia Souza Aquino
Contagem,MG
Visão geral
19
19
years of professional experience
25
25
years of post-secondary education
Histórico profissional
Secretária executiva
Prefeitura Municipal de Belo Horizonte
Belo Horizonte, Minas Gerais
01.2017 - 05.2025
- Controle de agendas e compromissos dos executivos, coordenando horários e logística.
- Preparação e acompanhamento de reuniões da diretoria, organizando as pautas discutidas e elaborando atas, bem como anotações gerais.
- Colaboração com outros departamentos, resolvendo questões administrativas e facilitando a comunicação.
- Conferência de relatórios e documentos, garantindo a precisão e conformidade com os padrões estabelecidos.
- Separação e organização de documentos para reuniões, garantindo a eficiência do processo.
- Responsável pelas rotinas administrativas, realizando atendimento telefônico, planilhas e relatórios para os supervisores.
- Apoio na organização de eventos de pequeno e médio porte, recepcionando clientes, fornecedores e visitantes de forma gentil para que se sentissem confortáveis.
- Agendamento de viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte.
- Análise e validação de documentos antes de encaminhá-los aos responsáveis, filtrando correspondências e garantindo a ordem no processo de seleção e arquivamento.
Secretária executiva
EPC Engenharia Projeto e Consultoria S/A
Belo Horizonte, Minas Gerais
06.2006 - 09.2016
- Controle de agendas e compromissos dos executivos, coordenando horários e logística.
- Atendimento telefônico, encaminhando chamadas aos destinatários apropriados.
- Organização e arquivamento de documentos em pastas, identificando-os para facilitar a localização dos arquivos, proporcionando mais eficiência às consultas de dados e informações.
- Preparação e acompanhamento de reuniões da diretoria, organizando as pautas discutidas e elaborando atas, bem como anotações gerais.
- Conferência de relatórios e documentos, garantindo a precisão e conformidade com os padrões estabelecidos.
- Realização e recebimento de ligações telefônicas, filtrando as chamadas por assunto para direcioná-las aos diretores responsáveis.
- Realização de controles, planilhas e relatórios administrativos e financeiros de contas a pagar e receber, reportando-os mensalmente à gerência.
- Apoio à diretoria na organização da agenda de compromissos, realizando os contatos externos e internos para o cumprimento dos acordos.
- Agendamento de viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte.
- Preparação de apresentações e materiais para reuniões, utilizando software de escritório.
- Auxílio na conferência e pagamento de faturas relacionadas a gastos de viagens, considerando regulamentos internos para o procedimento, garantindo a correspondência entre os valores.
Formação acadêmica
Graduação em Secretariado -
01.2003 - 07.2027
Habilidades e competências
- Comunicação clara e efetiva
- Cordialidade ao recepcionar clientes e visitantes
- Agilidade e atenção no cumprimento das atividades
- Proatividade para buscar soluções aos problemas
- Comunicação eficiente com equipes e clientes
- Iniciativa para solucionar problemas cotidianos
- Capacidade para trabalhar sob pressão
- Atendimento exemplar ao cliente
- Discrição com informações confidenciais
- Domínio completo do Pacote Office
- Facilidade de colaboração com colegas e gestores
- Criatividade na resolução de problemas
- Excelente apresentação pessoal no trabalho
- Capacidade de priorização de tarefas
- Organização de eventos corporativos
- Precisão e confiabilidade no registro de informações
- Prática na reserva de viagens e hospedagens
- Conhecimento em protocolo empresarial e etiqueta
- Familiaridade com gestão de agendas
Linha do tempo
Secretária executiva - Prefeitura Municipal de Belo Horizonte
01.2017 - 05.2025
Secretária executiva - EPC Engenharia Projeto e Consultoria S/A
06.2006 - 09.2016
Centro Universitário Newton Paiva - Graduação em Secretariado,
01.2003 - 07.2027
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