Visão geral
Histórico profissional
Formação acadêmica
Habilidades e competências
Certificados
Linha do tempo
Oi, meu nome é

Aliny Vitória Rocha Grubano

Rio de Janeiro,RJ
Aliny Vitória Rocha Grubano

Visão geral

11
years of professional experience
4
years of post-secondary education
1
Certification

Histórico profissional

ICICT/FIOCRUZ (Plansul Planejamento e Consultoria)
Rio de Janeiro, RJ

Secretária assistente administrativa
12.2014 - Atual

Visão geral de trabalho

  • Responsável pela organização do ambiente de trabalho, redigindo e arquivando documentos e preparando relatórios, auxiliando todas as áreas de forma eficiente.
  • Recepção de clientes e visitantes, mantendo o bom andamento da agenda diária para garantir a satisfação de todos.
  • Atendimento de clientes por telefone, e-mail ou pessoalmente, fornecendo informações e encaminhando-os aos setores corretos.
  • Organização de documentos, armazenando adequadamente arquivos importantes para fácil acesso e consulta posterior.
  • Elaboração de relatórios e planilhas, colaborando com o controle administrativo da empresa.
  • Atendimento on-line, por telefone e presencial aos clientes, esclarecendo dúvidas e fornecendo informações detalhadas.
  • Solicitação de materiais de expediente, buscando garantir o bom andamento das atividades diárias.
  • Auxílio aos gerentes com tarefas de suporte administrativo, como atendimento telefônico e via e-mail, organizando os arquivos físicos do escritório.
  • Levantamento de orçamentos, prezando pelo melhor custo-benefício na hora de realizar as compras corporativas.
  • Controle das informações do sistema interno da empresa, mantendo o cadastro de clientes e o banco de dados atualizados.
  • Participação em reuniões, auxiliando no registro de atas e informações importantes.
  • Elaboração de atas detalhadas, providenciando o registro dos assuntos tratados em reunião.
  • Assessoria aos executivos no agendamento de reuniões e compromissos, com atenção aos detalhes envolvidos.
  • Execução de tarefas nos sistemas de âmbito federal (SEI, SAGE, SPGC, AVN, GOV, SIAD, COMPRASNET e GOV).
  • Solicitação de passagens e diárias no
  • Solicitação de suporte de informática
  • Participação de Câmara Técnica de Gestão como suplente e TI como titular (mesmo sendo terceirizada)
  • Preenchimento da planilha orçamentária
  • Reservas de salas e agendamentos de reuniões
  • Patrimônio de Bens: Alienação/Transferência ou Doação;
  • Importação/Exportação
  • Controle e distribuição de material de expediente e insumos. Solicitação de descarte de resíduos químicos.
  • Orientação quanto ao preenchimento da planilha orçamentária.
  • Contactar transportadora para envio de equipamentos e animais dentro do território brasileiro.
  • Manter interação sistemática com todas as áreas da Vice-Diretoria de Gestão, de modo a atender a todas as demandas administrativas dos laboratórios
  • Solicitar passagem aérea/rodoviária, diária no sistema da União, e prestação de contas
  • Controle de processos e acompanhamento de contratos (físico e jurídico)
  • Controle e programação do plano de capacitação e planejamento anual.





IOC/FIOCRUZ (Nova Rio)
Rio de Janeiro, RJ

Assistente técnica administrativa
08.2003 - 10.2014

Visão geral de trabalho

  • Atendimento aos clientes, solucionando problemas e atendendo às demandas de forma eficiente.
  • Colaboração com outros departamentos, resolvendo questões administrativas e facilitando a comunicação.
  • Suporte na gestão de documentos e arquivos físicos e digitais, realizando a classificação para facilitar a consulta de informações.
  • Responsável pelas rotinas administrativas, realizando atendimento telefônico, planilhas e relatórios para os supervisores.
  • Criação de planilhas, compilando dados para a utilização nos indicadores de desempenho em diferentes áreas da empresa.
  • Suporte administrativo aos setores da empresa, atuando em atividades de controle para a geração de relatórios.
  • Suporte a profissionais de diferentes áreas para organização de processos, garantindo mais agilidade e eficácia a toda a equipe.
  • Realização de controles, planilhas e relatórios administrativos e financeiros de contas a pagar e receber, reportando-os mensalmente à gerência.
  • Conferência de relatórios e documentos, garantindo a precisão e conformidade com os padrões estabelecidos.
  • Uso de plataformas de apoio para controle operacional, incluindo softwares de gestão de processos, para otimizar a eficiência nas atividades diárias.
  • Atendimento telefônico, encaminhando chamadas aos destinatários apropriados.
  • Separação e organização de documentos para reuniões, garantindo a eficiência do processo.
  • Organização de correspondências físicas e eletrônicas, prezando pela confidencialidade dos dados.
  • Apoio na organização de eventos internos e externos, contribuindo para a divulgação dos serviços prestados pela empresa.
  • Recebimento e triagem de correspondências, direcionando-as aos departamentos relevantes.
  • Gestão de equipes de secretariado, fornecendo orientação e treinamento para garantir alto desempenho.
  • Agendamento de viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte.
  • Execução de tarefas em sistemas do governo federal (Patrimônio - SIAD - COLETA - Almoxarifado)



Formação acadêmica

UVA - Universidade Veiga de Almeida
Rio de Janeiro, RJ

Bacharel em Administração from Gestão e Negócios
02.2021 - 11.2024

Habilidades e competências

  • Perfil colaborativo para trabalhar em equipe
  • Responsabilidade com prazos e horários acordados
  • Boa comunicação verbal e escrita com equipes, clientes e parceiros
  • Respeito e empatia no trato com as pessoas
  • Agilidade para aprender novas ferramentas
  • Facilidade com novas tecnologias
  • Cordialidade e simpatia no atendimento a clientes e parceiros
  • Foco na prestação de um atendimento de excelência ao cliente
  • Gentileza no atendimento de equipes e clientes
  • Conhecimentos em Pacote Office com ênfase em Word e Excel
  • Boa comunicação escrita na elaboração de documentos
  • Conhecimento básico em Excel para o controle de planilhas
  • Atenção aos detalhes em tarefas administrativas
  • Organização para tarefas rotineiras
  • Cortesia na comunicação com colegas e clientes
  • Eficiência na organização de documentos e arquivos
  • Familiaridade com rotinas administrativas
  • Adaptabilidade a diferentes ambientes de trabalho
  • Organização para auxiliar nas tarefas operacionais da empresa
  • Facilidade na realização de tarefas simultâneas
  • Flexibilidade em situações de imprevistos
  • Boa administração de tempo para organizar compromissos
  • Perfil colaborativo no dia-a-dia do trabalho
  • Agilidade e eficiência no atendimento às solicitações da equipe
  • Capacidade para trabalhar de forma independente
  • Discrição ao manipular documentos sigilosos
  • Gestão do tempo para priorizar tarefas
  • Adaptabilidade a tecnologias e sistemas
  • Conhecimento básico em [Software] para o controle de planilhas
  • Conhecimento em Word para redigir cartas e memorandos
  • Atenção aos detalhes para lidar com planilhas
  • Iniciativa para identificar e resolver problemas
  • Escuta ativa para entender necessidades
  • Iniciativa ao assumir tarefas no escritório
  • Confidencialidade com informações sensíveis
  • Organização para manter sistemas de arquivo
  • Prática com organização de reuniões e eventos
  • Conhecimento em técnicas de negociação de prazos
  • Persuasão nas comunicações e negociações
  • Familiaridade com sistemas de gestão empresarial
  • Agilidade no aprendizado de novas tecnologias
  • Negociação com fornecedores e clientes

Certificados

* Windows/ Word/ Excel (SENAC);
* A Busca da excelência no atendimento ao cidadão (ENAP - Escola Nacional de Administração
Pública);
* Procedimentos básicos de Importação e Exportação (SIEX-FIOCRUZ);
* Gestão de documentos e arquivos (COC-FIOCRUZ);
* Redação Oficial (RM Treinamentos);
* Técnicas de Atendimento ao Cliente (RM Treinamentos)
* Novos Procedimentos Administrativos para inscrições em eventos (IOC-FIOCRUZ);
* Gestão da Qualidade (FIOCRUZ), Encontro de Administração (IOC-FIOCRUZ);
* Curso de Biossegurança (Comissão Interna de Biossegurança/IOC/FIOCRUZ).
* Curso de Português (Degrau Cultural);
* Lei 8.666/93 (Degrau Cultural);
* Lei 8.112/90 (Degrau Cultural).

Linha do tempo

UVA - Universidade Veiga de Almeida

Bacharel em Administração from Gestão e Negócios
02.2021 - 11.2024

Secretária assistente administrativa

ICICT/FIOCRUZ (Plansul Planejamento e Consultoria)
12.2014 - Atual

Assistente técnica administrativa

IOC/FIOCRUZ (Nova Rio)
08.2003 - 10.2014

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Aliny Vitória Rocha Grubano